WPS 该怎么制作表格 新建录入排版打印全流程详解

核心结论是 WPS 制作表格分为两种场景，一种是 WPS 表格也就是电子工作簿，利用单元格行列搭建可计算的数据表，另一种是 WPS 文字里面插入普通文档表格，用来在文稿里面放置静态内容，绝大多数用户说的 WPS 制作表格，指的是 WPS 表格软件，它默认打开就是行列单元格，浅灰色网格线只是辅助显示，打印的时候不会输出线条，必须手动添加实体边框，表格制作的核心规范是第一行设置表头，每一列保持同类型数据，明细区域尽量减少合并单元格，这样后续排序筛选函数统计数据透视表才不会出现错位，很多新手制作表格之后，经常遇到打印无线条，新增行格式断裂，长数字变成科学计数法这些问题，本质都是初期搭建没有按照规范操作，下面把两种表格的完整制作流程，格式优化，超级表转换，打印设置和常见踩坑点深度展开讲解。

基础概念说明

1 WPS 表格工作簿 文件后缀是 xlsx，如果带有宏代码则保存为 xlsm，一个工作簿内部可以新建多张工作表，底部标签可以重命名

2 WPS 文字插入表格 属于文档内嵌静态表格，主要用于合同论文里面展示内容，一般不做复杂函数计算

3 单元格 行号和列标交叉的格子，所有文字数字日期都录入在单元格内部

制作基础原则 一行对应一条记录，一列对应同一类信息，同一列不要混合文字数值日期，数据区域不要插入多余空行空列

场景一 WPS 表格软件制作电子数据表

步骤一 新建空白工作簿

操作步骤

1 启动 WPS，首页点击新建

2 选择表格分类，点击新建空白工作簿

3 也可以直接选择官方模板，比如考勤表库存表收支台账，模板已经预设表头边框公式，直接修改数据就能使用

步骤二 录入表头和明细数据

操作步骤

1 在第一行单元格依次输入表头，例如序号 姓名 部门 日期 金额

2 从第二行开始逐行录入对应的记录

3 序号日期这类连续内容，可以拖动单元格右下角填充柄自动填充

4 身份证号银行卡号这类长数字，提前把单元格设置为文本格式，避免自动转换成科学计数法

录入规范要点

表头尽量不要跨列合并，金额列统一数值格式，日期列统一标准日期格式，备注单独成列，不要混在数值列里面

步骤三 添加实体边框

默认灰色网格线打印不显示，必须手动添加框线

操作步骤

1 鼠标拖动选中表头加上全部数据区域

2 切换顶部开始选项卡，找到边框下拉按钮

3 选择所有框线，给选中区域添加完整内外边框

4 如果需要三线表样式，可以清除全部边框，只保留顶部粗线 表头分隔横线 底部粗线，正式报表经常使用这种样式

步骤四 调整行高列宽与对齐方式

操作步骤

1 选中列，鼠标双击列标分隔线，自动适配内容宽度，也可以手动拖动调整

2 行高调整操作和列宽一致，选中行之后拖动分隔线修改高度

3 选中整个表格区域，在开始选项卡设置水平居中或者左对齐，表头一般设置居中

4 单元格文字过长，开启自动换行，文字在单元格内部多行显示，不会溢出到相邻单元格

步骤五 进阶格式设置

可选转换超级表

普通手工边框表格，新增行之后边框不会自动延伸，转换成超级表可以解决这个问题

操作步骤

1 选中全部数据区域

2 切换插入选项卡，点击表格

3 勾选表包含标题，点击确定

超级表优势 新增行会自动继承边框格式，自带筛选按钮，公式可以自动向下填充，适合长期持续追加数据的台账类表格

步骤六 保存与打印预览

操作步骤

1 点击文件保存，普通表格保存为 xlsx，带宏表格保存为 xlsm

2 切换页面布局选项卡，设置纸张大小页边距

3 打开打印预览，检查表格有没有被分页截断

4 长表格可以设置打印标题行，每一页都自动显示表头

5 排版确认无误之后执行打印

场景二 WPS 文字里面插入文档表格

适合论文合同这类文稿内嵌静态表格

操作步骤

1 打开 WPS 文字文档，光标定位到需要放置表格的位置

2 切换插入选项卡，点击表格

3 拖动鼠标选择需要的行列数量，松开鼠标就生成基础表格

4 在单元格内输入文字，右键可以调整单元格对齐 行高列宽 合并拆分单元格

5 选中表格，在表格样式选项卡，可以套用预设表格样式，修改边框底纹

深度注意事项

1 明细数据源尽量不要合并单元格，合并单元格会造成排序筛选 VLOOKUP 数据透视表错位

2 外部软件复制的数据粘贴进来，优先使用选择性粘贴，只粘贴数值，避免带入多余隐藏格式

3 多工作表建议重命名，不要一直保留工作表 1 工作表 2 默认名称，方便后续查找

4 如果表格后续要做统计，制作的时候就要规范，不要在表格下方随意添加备注，备注会干扰数据源识别

5 超级表和普通手工边框表格是两种形式，普通表格适合一次性静态报表，超级表适合持续更新的动态台账

6 WPS 文字插入表格和 WPS 电子表格不要混淆，文字内表格不支持复杂函数批量计算，需要计算统计就必须使用 WPS 表格软件

【常见问题】

问题 1 WPS 该怎么制作表格，打印之后表格没有线条是什么原因

回答 1 WPS 该怎么制作表格，打印没有线条是因为只保留默认灰色网格线，网格线默认不会打印，需要选中表格区域，在开始选项卡边框里面添加实体所有框线，打印预览确认线条正常显示。

问题 2 WPS 该怎么制作表格，新增一行之后边框没有自动延续怎么办

回答 2 WPS 该怎么制作表格，普通手动添加边框的表格新增行不会自动延伸边框，可以重新选中完整区域再次添加框线，也可以把区域转换成超级表，新增行会自动继承边框格式。

问题 3 WPS 该怎么制作表格，可以直接使用模板制作表格吗

回答 3 WPS 该怎么制作表格，可以在 WPS 新建页面选择表格模板，考勤库存销售台账这类模板已经做好表头边框格式，只需要修改录入数据，适合快速制作规范表格，不需要从零排版。

问题 4 WPS 该怎么制作表格，制作表格的时候表头能不能合并单元格

回答 4 WPS 该怎么制作表格，表头如果只是跨列标题可以合并，但是明细数据区域不建议合并单元格，合并之后后续排序筛选和函数计算容易出现数据错位。

【免责申明】

本教程基于常规版本 WPS 编写，不同版本软件菜单名称和模板功能存在差异，部分模板需要会员权限，本内容仅作为操作学习参考，正式制作表格前建议备份文件，因误操作造成数据丢失格式异常本内容不承担相关责任。